Xmind: Template für die Abwicklung kleiner Projekte

Projektmanagement / 26.03.20102 Kommentare

Über Xmind muss nicht mehr viel geschrieben werden, es gibt schon genug Reviews (z.B. bei schriftsteller-werden, bei mindmappingsoftwareblog und bei rabenfeder), die das Tool ausführlich vorstellen. Wer das Tool in Aktion sehen will, bevor er es installiert, wird auch auf YouTube fündig (z.B. von the bold standard). Das Open Source-Programm ist auf jeden Fall zu empfehlen – ich persönlich arbeite momentan nur mit dieser Version. Übrigens muss man sich nicht anmelden, um das Programm herunter zu laden, es geht auch direkt über die sourceforge-Projektseite. Es gibt die Software für Windows, Mac OS X und Linux. Damit sollten auch Personen glücklich werden, die unter mehreren Betriebssystemen arbeiten (müssen).

XMind kann auch Mind Manager-Dateien importieren bzw. darstellen. Bei komplexeren Mind Manager Mind Maps leidet die Darstellung allerdings gewaltig. Oftmals ist nur noch die Idee hinter der Mind Map zu erkennen, benutzbar ist diese dann leider nicht mehr wirklich. Die kostenpflichtige Version erlaubt zusätzlich noch einige andere spannende Dinge, die bei der Abwicklung von Projekten hilfreich sein könnte – wie z.B. Gantt-Charts und Flow-Charts – aber es geht auch ohne.

Und das führt zurück zum Thema der Überschrift:

Bei der Abwicklung von kleinen Projekten – mit wenigen Personen-Tagen und wenigen Projektbeteiligten – ist oftmals einfach etwas viel, gleich mit Geschützen wie OpenPrj oder OpenWorkbench (hmmm – damit will zumindest ich sowieso nicht arbeiten) aufzufahren. Vor allem machen die Programme nicht wirklich Spaß, sind wenig intuitiv und können nur wenige verschiedene Informationen verarbeiten.

Mind Maps sind genau das Gegenteil – intuitiv, leicht gewichtig und können verschiedenen Medien umgehen bzw. auf diese verlinken. Außerdem macht es einfach mehr Spaß, mit ihnen zu arbeiten. Was liegt also näher, als ein Mind Map für die Projektabwicklung zu benutzen?

Momentan bearbeite ich 5 Teilprojekte, die an sich nicht allzu groß sind, aber ausnahmslos unter Zeitdruck leiden. Und diese Projekte benutze ich als “Real Life”-Test für das Xmind-Template. Für die einzelnen Teilbereiche benutze ich Arbeitsblätter, die von einem Inhalts-Mind Map leicht zugreifbar sind – in der hier zum download bereitgestellten Mind Map ist alles bis auf das Tagebuch auf einem Blatt. In den Optionen kann eingestellt werden, dass beim Programmstart die letzen benutzen Mind Maps wieder hergestellt werden – somit werden beim Start von XMind alle Projektdaten geladen. Automatisches speichern alle 5 Minuten sorgt für etwas mehr Sicherheit – obwohl das Programm bisher noch nicht abgestürzt ist – in den Versionen vor 3.1.1. ist das schon ab und zu mal passiert.

Für ausführliche Informationen benutze ich Notizen, Dokumentationen werden auf der entsprechenden Seite verlinkt, es werden (z.B. für den Phasenplan und die WBS) Organigramme und Tabellen für Statusansichten und Kontaktdaten benutzt. Falls ich noch Gantt-Diagramme benutzen müsste (diese führe ich momentan gezwungenermaßen in Clarity), würde ich dafür GanttProject benutzen – klein, aber fein.

Folgende Zweige sind momentan in einer Mind Map enthalten:

  • Projektübersicht (Scope, Ansprechpartner, grobe Kosten und grober Zeitplan etc.)
  • WBS (Arbeitspakete)
  • Phasenplan (Zeitplanung)
  • Offene Punkte, Änderungen und Risiken
  • Protokolle und Dokumentation (Seite mit Links auf die Dokumente)
  • Als zusätzliches Arbeitsblatt: Projekttagebuch (Stichworte zum Projektverlauf nach Datum sortiert)

Gerade das Projekttagebuch, gerne vernachlässigt, erweist sich als extrem nützlich und als missbrauchtes Fischgrät-(Ishikawa-)-Diagramm macht es auch noch Spaß, es zu führen – wer hätte das geahnt?

Zusätzlich verwende ich noch eine Überblicks-Mind-Map, auf dem noch den groben Projektstatus zu allen Projekten erfasst wird und die Links zu den einzelnen Projekt-Mindmaps enthält (auf diese Übersichtsseite gehe ich hier nicht ein). Ergänzt wird das Ganze mit einer Mind Map mit den Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner aus verschiedenen Abteilungen (ebenfalls hier nicht Thema).

Momentan in aktiver Benutzung scheint das ganze durchaus handhabbar, insbesondere die Verlinkung sorgen dafür, dass sehr schnell auf die einzelnen Informationen zugegriffen werden kann. Die Übersichtlichkeit bleibt durch verschiedene Mind Map-Typen (das heißt jetzt “Business Maps”, oder?) erhalten. Allerdings benutze ich auch eine Version, in der die einzelnen Zweige auch Arbeitsblätter ausgelagert werden, was für mehr Übersicht sorgt. Einzig, dass Daten nicht automatisch in verschiedene Ansichten übernommen werden können, erweist sich als störend …

Als kleines Schmankerl gibt es das Template zum Download.

  XMind Projekt Template V0.61 (135,8 KiB, 718 hits)

Was halten Sie davon? Haben Sie Anregungen, Vorschläge für Erweiterungen oder Kommentare?

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Kommentare
  1. kwoxer says:
    Muss auch sagen, dass XMind echt Klasse ist, kanns auch nur weiter empfehlen. Habe auch vor geraumer Zeit ein paar Videos dazu gedreht. http://www.kwoxer.de/tutorials/diagrammzeichner/xmind/

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